Standardisierte Zusammenstellung der Unterlagen und Informationen für eine Legal Due Diligence

Die folgende Auflistung soll eine Hilfestellung für das zu begutachtende Unternehmen für die Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen sein. Sie ist nicht abschließender Natur, kann aber auch Punkte enthalten, die auf das Unternehmen nicht zutreffen.

I. Gesellschaftsunterlagen aller zu begutachtenden Unternehmen

Darstellung der Konzernstruktur aus rechtlicher Sicht, Übersicht über die gesellschaftsrechtlichen und personellen Verflechtungen, Organigramm der Struktur des Unternehmens einschließlich Titel, Funktion und Verantwortungsbereich des oberen Managements
Kopien beglaubigter Handelsregisterauszüge neuesten Datums
aktuelle beglaubigte Satzungen bzw. Gesellschaftsverträge, insbesondere auch etwaiger Gemeinschaftsunternehmen (Joint Ventures), Gründungsverträge, Angaben zu den Gründern
Namen der Gesellschafter und Höhe der von ihnen gehaltenen Beteiligungen; Darstellung und Entwicklung der Beteiligungsverhältnisse, lückenloser Nachweis von Übertragungen der Gesellschaftsanteile
Besonderheiten der Gesellschafterstruktur, die sich nicht aus der Satzung ergeben, insbesondere Absprachen über Stimmrechtsbindungen (Poolvereinbarungen), Gewinnverteilung, Entsendungsrechte in den Aufsichtsrat etc. mit Dritten, Sonderrechte für einzelne Gesellschafter
Unterlagen zu Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, Verschmelzungen, Umwandlungen, Geschäftsanteilsübernahmen etc. für die letzten drei Geschäftsjahre
entgeltliche Austausch- oder sonstige Verträge zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern innerhalb eines Zeitraumes von sechs Monaten nach Gründung (verschleierte Sachgründung)
Einhaltung der Nachgründungsregeln bei der AG (§ 52 AktG) für Erwerbsverträge während der ersten zwei Jahre nach Eintragung, bei denen die Gegenleistung den zehnten Teil des Grundkapitals übersteigt
über allgemeine Leistungs- und Lieferverträge hinausgehende Vereinbarungen und Rechtsverhältnisse zwischen dem Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften bzw. zwischen diesen Gesellschaften und ihren Gesellschaftern, u.a. alle Unternehmensverträge i.S.v. §§ 291 ff. AktG, (Beherrschungs- und Gewinnabführungsverträge)
bestehende oder geplante Mitarbeiterbeteiligungsmodelle
Hauptversammlungsprotokolle/Protokolle der Gesellschafterversammlungen der vergangenen drei Jahre
Protokolle der Sitzungen der Geschäftsführung bzw. des Aufsichtsrats (und etwaiger Ausschüsse) für die vergangenen drei Jahre
Geschäftsordnungen der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats
Beraterverträge mit Aufsichtsratsmitgliedern
Verzeichnis aller mittelbaren und unmittelbaren gesellschaftsrechtlichen Beteiligungen und Unterbeteiligungen der Gesellschaft(en) an anderen Gesellschaften unter Angabe des Umfangs der Beteiligung und der Kapitalstruktur einschließlich stiller Beteiligungen und partiarischer Darlehen; Verträge bezüglich evt. Kommanditbeteiligung
Verzeichnis aller sonstigen Verpflichtungen gegenüber Aktionären, Angehörigen von Aktionären i. S. V. § 15 AO oder gegenüber Unternehmen, an denen die Aktionäre bzw. deren Angehörige zu mehr als 25 % beteiligt sind
Verträge zwischen der Gesellschaft und mit der Gesellschaft verbundenen Unternehmen
Verträge mit Gewinnbeteiligung von Mitgliedern des Aufsichtsrats oder der Geschäftsführung
Verpflichtungen gesellschaftsrechtlicher Art zur Einzahlung von Kapital, Eingehung von Kapitalbeteiligungen

II. Wesentliche Verträge und Vereinbarungen (einschließlich Anlagen bzw. AGBen!)

1. Kundenverträge

Verträge über Gemeinschaftsunternehmen (Joint Ventures), Kooperationsverträge, Vertraulichkeitsabreden und Arbeitsgemeinschaften, Konsortialverträge, LoI’s etc.
wesentliche Verträge mit Großlieferanten und Großkunden bzw. Hauptgeschäftspartnern (z.B. Vertriebspartner), insbesondere Lizenzverträge, LoI‘s
wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Verzeichnis aller nicht erfaßten Verträge von im Einzelfall mehr als 50.000 EUR p.a. oder mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr

2. Pacht-, Miet- und Leasingverträge

Verzeichnis aller wesentlichen Mietverträge
Betriebspacht- und Betriebsüberlassungsverträge
Unterlagen über die wesentlichen Leasingverträge

3. Versicherungen

Verzeichnis aller wesentlichen Versicherungspolicen (z.B. Betriebshaftpflicht, Elektronik, D & O)
Aufstellung der nicht durch Versicherungen gedeckten Risiken
Aufstellung sämtlicher eingetretener Versicherungsfälle in den letzten drei Geschäftsjahren mit einer Schadenshöhe über 50.000 EUR

4. Darlehen, Bürgschaften und Sicherheiten

Unterlagen über Darlehensverträge
Verzeichnis und Beschreibung von Verpflichtungen zur Gewährung von Krediten oder aus der Inanspruchnahme von Krediten für Dritte
Vereinbarungen über die Stellung von Sicherheiten durch das Unternehmen für Verbindlichkeiten Dritter
Verzeichnis und Beschreibung aller Patronatserklärungen, Bürgschaften, Garantieverpflichtungen und sonstiger Sicherheitsleistungen
Verzeichnis und Beschreibung aller Sicherungsrechte und Vereinbarungen, durch die Dritten Sicherungseigentum, Sicherungszession oder Pfandrechte eingeräumt werden.
Verzeichnis und Beschreibung von Verpflichtungen gegenüber Dritten, die für die Gesellschaft oder eine Tochtergesellschaft Bürgschaften, Garantie oder sonstige Sicherheiten gestellt haben.

5. Arbeits- und dienstvertragsrechtliche Angelegenheiten

Musterarbeitsverträge; Verträge mit freien Mitarbeitern
Anstellungsverträge der Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen einschließlich Nebenleistungen und sonstiger Vergünstigungen
Vereinbarungen über Gewinn- und/oder umsatzabhängige Vergütung, Boni und Tantiemen
Verzeichnis aller derzeit gültigen Bertriebsvereinbarungen und Tarifverträge
Verzeichnis aller bestehenden Alters- oder Hinterbliebenenversorgungen und sonstiger Anwartschaftsrechte
Verzeichnis aller Vertragsverhältnisse mit möglichen Ausgleichsverpflichtungen nach § 89 b HGB
Verzeichnis von Mitgliedschaften in berufsständischen Verbänden
Angaben über betriebliche Krankenversicherungen
Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitern und damit verbundene Risiken (Pensionsverpflichtungen, Abfindungen für ausscheidende Mitarbeiter etc.)

6. sonstige wesentliche Vertragsunterlagen

Unterlagen über alle Verträge mit Werbe- und PR-Agenturen bzw. Beratungsunternehmen
Unterlagen über alle während der letzten drei Jahre abgeschlossenen wesentlichen Verträge über den Erwerb/Verkauf von Betrieben und/oder Betriebsteilen sowie über Investitionen und Anschaffung/Veräußerung von Gegenständen des Anlagevermögens bzw. Beschränkungen des Erwerbs oder Verkaufs von wesentlichen Geschäftsteilen, Betrieben oder Geschäftsbereichen
Verzeichnis und Beschreibung aller Gewährleistungen und Haftungen, Zusagen gleich welcher Art, die mit der Übernahme von Unternehmen oder Betrieben Dritten verbunden sind

III. gewerblicher Rechtsschutz

Aufstellung aller bestehenden Lizenzen, Marken, Patente und ähnlicher Registrierungen, Schutzdauer, Schutzumfang und Darstellung ihrer Bedeutung für das Unternehmen
Übersicht über wesentliche Forschungs- und Entwicklungsprogramme

IV. Vermögenswerte

Verzeichnis aller wesentlichen im Eigentum stehenden Grundstücke bzw. der wesentlichen Grundstücke, an denen beschränkt dingliche Rechte bestehen und aller grundstücksgleichen Rechte sowie aller dinglichen Belastungen, einschließlich der Grundbuchauszüge neuesten Datums sowie qm-Angaben und Angaben über die Art der Nutzung
Verzeichnis aller wesentlichen Betriebsstätten, einschließlich etwaiger Belastungen mit einer Beschreibung hinsichtlich Wert, Alter, Größe, etc.
Verzeichnis aller wesentlichen Verträge über Erwerb oder Veräußerung von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten und/oder Bestellung und Aufhebung von Erbbaurechten.

V. Steuern

Angaben über den Stand der steuerlichen Veranlagung (Verpflichtungen gegenüber Steuer- und sonstigen Behörden)
aktuelle Berichte der Betriebsprüfer
Übersicht über alle offenen Fragen aus noch nicht abschließend geprüften Steuerfeststellungszeiträumen
falls noch nicht im Rahmen der Financial Due Diligence angefordert: Prüfungsberichte zu Jahresabschlußprüfungen der letzten drei Jahre

VI. Umweltlasten

Verzeichnis und Beschreibung (Zusammenfassung) aller bekannten oder voraussehbaren wesentlichen Belastungen durch Umweltaltlasten (Luft, Boden, Wasser), aller Umweltlastengutachten und Umweltstudien
umweltrechtliche Verfügungen oder Beanstandungen

VII. Rechtsstreitigkeiten

Verzeichnis/wesentliche Unterlagen aller gegenwärtigen oder drohenden Prozesse, Straf- und Ordnungswidrigkeitsverfahren oder Schiedsgerichtsverfahren, die von wesentlicher Bedeutung für die Geschäftstätigkeit bzw. Rentabilität sind
Verzeichnis aller gerichtlichen Urteile, einstweiligen Verfügungen, Ver-gleichsvereinbarungen o. ä.. der letzten drei Jahre, bei denen die Gesellschaft oder eine Tochtergesellschaft als Klägerin oder Beklagte beteiligt war.
Verzeichnis/wesentliche Unterlagen aller Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen Organe oder Angestellte hinsichtlich Unternehmensangelegenheiten
Verzeichnis und Zusammenfassung von Auseinandersetzungen (schwebend oder drohend) mit Behörden, insbesondere Steuer-, Umwelt-, Kartell- und Wettbewerbsbehörden

VIII. Verschiedenes

Verzeichnis aller öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Erlaubnisse, Konzessionen, Errichtungs- und Betriebsgenehmigungen von der Gesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften, einschließlich TÜV-Genehmigungen sowie Korrespondenz mit den jeweiligen Behörden innerhalb der vergangenen drei Jahre
ISO-Zertifikate
Berichte und Analysen von Unternehmensberatern über das Unternehmen oder einer Beteiligungsgesellschaft; bereits zuvor angefertigte Due-Diligence-Berichte

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